Mukana Assist – Assistante indépendante

Je m’engage à observer avec le plus grand sérieux le secret professionnel inhérent à votre activité.

En ma qualité de professionnelle, je considère comme une priorité essentielle la préservation de toute information confidentielle relative à vos activités.

Mukana : secrétaire en bâtiment 

Le bâtiment est un de mes domaines de prédilections, grâce à mes nombreuses années passées à accompagner des artisans, je suis en capacité de vous aider à gérer le quotidien d’une entreprise et à vous accompagner également dans la partie technique du bâtiment.

Mais aussi, une assistante administrative indépendante comme moi, peut, vous transmettre les clefs pour une bonne organisation dès le début de la création de votre entreprise. Ce qui vous permettra d’adopter les bons réflexes et habitudes pour une meilleure organisation du quotidien. 

Secrétaire en bâtiment est un poste très intéressant car il requiert de nombreuses compétences et permet à l’assistante d’intervenir sur des points bien différents et variés, c’est tout ce que j’aime dans ce métier.

Mon rôle est de gérer l’organisation générale de la structure, de la gestion et du suivi administratif de dossiers techniques tels que projet, mission, démarche qualité …

Un soutien administratif et organisationnel aux professionnels du bâtiment (artisans / BTP) qui contribue à une gestion efficace de vos dossiers, pour une véritable satisfaction des clients.

Les missions principales que je peux accomplir à vos côtés :

• Préparer des devis clairs avec les documentations correspondantes (plans, fiches techniques…),
• Établir les factures ainsi que le suivi du règlement,
• Assurer la gestion de la documentation technique, des plans et des rapports,
• Coordonner la communication entre les différents intervenants du chantier et différents professionnels,
• Tenir à jour les déplacements et les plannings de chantier et gérer les rendez-vous des professionnels du bâtiment,

• Définir et tenir à jour les outils de suivi d’activité de la structure à l’aide d’échéanciers, de tableaux de bord,
• Effectuer la saisie de données liées aux coûts et aux dépenses du projet et chantier.
• Assister dans la gestion des fournitures et du matériel de construction.
• Informer les clients sur l’avancée de leur dossier, 
• Suivre le budget et la comptabilité de l’entité par de la saisie d’écritures comptables,
• Effectuer la saisie et la mise en forme des documents, les faire suivre et les ranger,
• Effectuer l’indexation, le classement et l’archivage de documents,
• Accompagner, suivre et motiver le personnel, 
• Sensibiliser et former les personnels à la démarche qualité,
• Procéder à l’impression des documents techniques,
• Gérer et suivre les commandes, en cours de stocks, des retours de produits,
• Prendre part à des visites de chantier et évaluer l’avancée des travaux.

Liste non exhaustive, toute demande est différente, nous devons la travailler ensemble.

C’est grâce à ces compétences que je peux être votre bras droit dans votre quotidien d’entrepreneurs, et ainsi vous redonner du temps pour votre cœur de métier. 

• Connaissance des termes techniques.
• Compétences en communication écrite et verbale pour collaborer facilement avec les équipes sur le chantier, les clients, les fournisseurs ainsi que les collaborateurs.
• Maîtrise des logiciels de bureautique, y compris certains autres logiciels de gestion, gestion des tâches, de design et de communication visuelle, de comptabilité, etc.
• Capacité à travailler de manière organisée, autonome, et savoir gérer les priorités dans un environnement dynamique.
• Suivi des chantiers.
• Adaptabilité pour répondre aux besoins changeants du chantier.

Je fais partie de ces gens qui ne cessent jamais d’apprécier les liens sociaux.

Depuis 2024, je suis présidente et fondatrice d’une association / réseau d’affaires pour entrepreneurs sur mon propre village “Les vitrines du Vernet” ; encore une occasion pour moi d’échanger avec d’autres entrepreneurs, de s’entraider et grandir ensemble, mais aussi pouvoir vous partager mon réseau. 

Mukana : Secrétaire médicale et médico-sociale 

Secrétaire médicale et médico-sociale, j’assure l’accueil et la prise en charge administrative globale des patients, ainsi que la gestion administrative du secrétariat dans un environnement pluridisciplinaire.

C’est un poste pivot pour la bonne transmission de l’information et à ce titre, il faut être claire et précise dans ses messages. 

Tenue au secret professionnel, ce poste requiert une grande discrétion et une forte composante relationnelle, mais également une grande rigueur dans le classement et la protection des données puisque l’on gère une grande quantité d’informations à caractère confidentiel, tout ce que j’ai pu acquérir au cours des années passées dans le milieu médical.

Ce métier fait appel à des compétences de plus en plus diverses de fait on doit être polyvalente, réactive, discrète et autonome: c’est exactement ce qui m’anime dans le secrétariat.

Les missions principales que je peux accomplir à vos côtés :

• accueil (physique et téléphonique) et la prise en charge des personnes (les agents, les patients et leur entourage, usagers) : recueil d’informations et documents utiles,  facilitation du parcours de soins,  gestion des situations et publics difficiles,…
• traitement et communication des informations recueillies lors de l’accueil physique et téléphonique, ou par voie de courrier postal et électronique, rédaction de réponses,  création ou actualisation des dossiers médico/sociaux, …
• organisation et planification des activités, réunions et déplacements spécifiques à son domaine d’activités : rendez-vous des usagers, activité journalière du service, tenue des agendas des personnels de la structure et des intervenants médicaux et médicosociaux extérieurs, gestion des absences des personnels.
• comptabilité courante,
• autres activités : gestion des stocks de produits, matériels et des locaux, participation à des projets transversaux, …
• maîtrise de la prise de notes, l’utilisation du dictaphone et des outils de reconnaissance vocale,
• …

Liste non exhaustive, toute demande est différente, nous devons la travailler ensemble.

C’est grâce à ces compétences que je peux vous accompagner dans votre quotidien. 

• Connaissance de la terminologie médicale, l’organisation du système de santé.
• Respect du secret professionnel et les droits des patients.
• Compétences en communication écrite et verbale pour collaborer facilement.
• Maîtrise des logiciels de bureautique, y compris certains autres logiciels de gestion, gestion des tâches, de design et de communication visuelle, de comptabilité, etc., 
• Capacité à travailler de manière organisée, autonome, et savoir gérer les priorités dans un environnement dynamique.

Le milieu médical est un domaine dans lequel j’aime évoluer, c’est ce que je fais dans ma vie personnelle avec l’association Les bonnes étoiles dont je suis fondatrice et présidente, depuis 2020. Cette petite association créée, confectionne et donne des bonnets turbans réalisés à base de recyclage pour les femmes en chimiothérapie. À travers cette association je garde un pied dans le médical, accompagne les patientes en traitement et essaye chaque jour un peu plus de rester proche d’elles et de leur apporter un peu de légèreté grâce à nos bonnets. 

Mukana : Secrétaire virtuelle 

Vous êtes prestataire de services ? 

Vous êtes artisan ?

Vous êtes solopreneur ?

Vous êtes une PME ?

Vous êtes une entreprise en pleine croissance ?

Et j’en passe…

Pour gagner en performance : Optez pour une secrétaire virtuelle.

L’assistante virtuelle indépendante, que je suis, cumulera les casquettes, telle une assistante de direction, et pourra ainsi mieux répondre à vos demandes, comme :

• soutien administratif global,
• création de contenus pour vos réseaux sociaux, 
• aide aux travaux préparatoire à la comptabilité, 
• aide au recrutement, l’intégration et surtout la fidélisation de vos nouveaux collaborateurs, 
• …

Néanmoins attention, c’est uniquement grâce à mon expérience et mes bagages que je peux ainsi répondre à vos demandes avec autant de casquettes.

Je ne suis donc ni community manager, ni RH, ni comptable. Toutefois, grâce à mon savoir, j’ai pu développer mes compétences mais aussi m’entourer comme précédemment indiqué. Je suis donc en contact quotidien, avec une expert-comptable, des experts en assurances, coach sportif, coach en développement personnel, coach en prise de parole, des professionnels du médical, des professionnels de l’événementiel… C’est là toute la beauté de l’entrepreunariat: le pouvoir de s’entourer de personnes de métiers complémentaires pour votre réussite et évolution. 

Mes atouts pour ce poste : 

transparence, disponibilité et grande capacité d’écoute.

Le poste d’assistante est un poste pivot, il requiert une grande rigueur, polyvalence, réactivité, discrétion et autonomie : c’est exactement ce que je m’engage à mettre à  votre disposition. 

En capacité de m’adapter à différentes activités, la diversité des tâches est pour moi d’ailleurs l’un des plaisirs au travail.

Les missions principales que je peux accomplir à vos côtés :

• Répondre aux courriels et aux appels téléphoniques,
• Planifier les réunions,
• Réserver les déplacements et les hébergements,
• Gérer des agendas,
• Deviser et facturer,
• Effectuer le suivi des règlements, 
• Préparer des présentations,
• Réaliser le contenu vos réseaux sociaux,
• Rédiger des différents courriers (newsletter, fiches produits…), 
• Répondre aux demandes administratives,
• Accompagner vos recrutements,
• Servir de premier point de contact pour le service client,
• …

Liste non exhaustive, toute demande est différente, nous devons la travailler ensemble.

Je tiens à vous mettre en garde. 

Ce type de poste étant en distanciel, il attire de nombreuses personnes en reconversion professionnelle, sans formation en secrétariat ni expérience dans ce métier, je vous conseille donc de bien vous renseigner sur le profil. 

Contrairement à ce que l’on croit, c’est un vrai métier, on ne s’improvise pas toutes assistantes virtuelles, cela nécessite de véritables compétences.

Je suis d’ailleurs souvent amusée lorsque sur des groupes de secrétaire sur les réseaux sociaux, les assistantes se plaignent qu’on réclame leurs CV.

Personnellement, par exemple : il est mon arme et le vrai poids dans la balance, je l’envoie donc systématiquement avec ma plaquette.

Pour ce type de poste à distance, mes points forts sont les suivants : 

• l’habitude de travailler à distance, 
• des compétences en communication par téléphone, courriel et messagerie instantanée,
• des compétences en gestion du temps,
• de bonne compétences organisationnelles,
• capacité à travailler de manière organisée, autonome, 
• savoir gérer les priorités,
• expérience des logiciels de traitement de texte et des tableurs,
• …

Personnellement, j’ai investi dans du matériel et des logiciels, qui répondaient spécifiquement à ce poste :

• un ordinateur (bien entendu !),
• un téléphone portable (bien entendu !, 2 pour être exacte), 
• un casque de bonne qualité, 
• un support de téléphone portable idéal pour les visio, 
• google meet, zoom, Teams, Whatsapp,
• Trello,
• Google drive,
• …

Un accompagnement simple, confortable et facile avec de nombreux avantages !

Le tout selon vos besoins et désidératas : 

• une ou plusieurs journée(s) par semaine,
• une semaine par mois,
• de 7h à 12h,
• de 12h à 17h,
• pendant les vacances pour remplacer votre assistante,
• …